联邦补助设备政策

负责人: 业务办公室
Related Law & Policy: CFR 200.312, 200.313, 200.318

政策声明

联邦政府通过联邦法规第2章:赠款和协议第200部分统一行政要求, 成本原则, 和审计要求联邦奖(2CFR Part 200)要求威尼斯游戏大厅(大学)采购, use, 并根据联邦法律控制财产, 行政命令, 联邦赞助机构的指示, 以及特定赞助项目中包含的任何特殊说明. 这是政府政策, however, 以大学的内部书面程序为依据, 须经评估和批准.

定义

大学将资本设备定义为预期寿命超过一年且购置成本为5美元的任何单位项目,000或更多. Shipping, 在途的保险, 安装费用和所需培训费用应列入新采购的这一类别.

Compliance

责任
根据赞助项目的规定，大学对所有政府或联邦政府资助的财产负责, 包括根据合同提供的财产, 哪个可能管有或控制次级受让人. 这一责任由大学的许多人员共同承担, 具体授权如下:

赠款工作人员负责审查合同和赠款购买的设备, 以获得任何必要的担保机构批准, 并通知商务办公室所有转移到大学的政府设备.
商务办公室保存所有政府和联邦资助设备的基本设备记录. 商务办公室还负责为设备分配财产标签号码, 与部门合作进行库存盘点, 以及提供设备盘存记录的报告和资料，包括政府物业盘存报告.
首席研究员有权为其项目提出购买设备的请求，或要求购买受限制的或政府多余的财产. pi还负责正确使用, 在任何时候维护和安全所有分配的财产. pi还负责将收到的任何政府或联邦资助财产和任何短缺情况通知赠款工作人员, damage, 损失或盗窃政府或联邦政府资助的财产.

非重复
“非联邦实体的程序必须避免购买不必要的或重复的项目.“大学必须确保所有采购都是必要的，有益的，不重复. 在开始从联邦基金购买主要设备项目之前, 提出采购申请的项目负责人有责任审查大学基本设备记录，以避免设备重复.

租赁与购买
“在适当的地方, 分析租赁和购买的选择, 以及任何其他适当的分析来确定哪种方法是最经济的.“为联邦资助的项目采购设备, PI和/或部门人员应该对租赁与采购的成本效益进行分析.

租赁或租金应基于以下考虑因素:

类似物业的租金成本(如有);
该地区的市场情况;
the type, life expectancy, condition, and value of the property to be leased; and
租赁协议的其他约定.

该分析的文件必须由部门保存，以备潜在的审计之用. 租赁决定必须由财务和行政副总裁批准.

设备采购
大多数联邦机构要求在提案中列入设备预算. 有时需要购买不可预见的设备. pi将需要与赠款工作人员合作，以获得赞助商批准购买未预算的设备. 由于不遵守机构准则而导致的不允许或负面结果将由部门基金承担. 用联邦资金购买的所有设备必须是必要的和合理的，以适当和有效地完成项目或计划的目标.

Ownership
所有从联邦基金购买的资本设备都是大学的财产，除非补助金或合同赞助商另有书面规定. 无论所有权是否属于大学，大学都受赞助商协议的约束.

设备利用率
“设备必须在需要时由非联邦实体在其购买的计划或项目中使用, 无论项目或计划是否继续得到联邦资金的支持，未经联邦授予机构批准，不得阻碍财产. 当原来的项目或程序不再需要时, 接收方应将设备用于其他联邦资助的活动, 按以下优先顺序:

在资助最初项目的联邦奖励机构的联邦奖励下进行的活动, then
在其他联邦奖励机构的联邦奖励下进行的活动. 这包括信息技术系统的综合设备.

在设备被用于该项目或计划期间, 非联邦实体还必须提供设备供联邦政府目前或以前支持的其他项目或计划使用, 前提是这种使用不会干扰最初获得的项目或程序的工作. 其他用途必须优先考虑:

other programs or projects sponsored by the Federal awarding agency that financed the equipment; and second preference must be given to
其他联邦授予机构的项目或项目.

用于非联邦资助的计划或项目也是允许的. 如有需要，应考虑用户费用.

非联邦实体不得使用通过联邦合同获得的设备以低于私营公司对同等服务收取的费用提供服务, 除非联邦法规特别授权, 只要联邦政府还对这些设备感兴趣.

当需要更换设备时, 经联邦授标机构批准，受赠方可将待更换设备以旧换新或出售设备，并用所得款项抵消更换设备的费用.”

保养和保养
PI和部门人员应提供必要的护理，使设备保持在收到的状态或更好的状态(期望正常磨损)，以确保最有效的使用寿命. 维护应按照制造商的指导方针和建议进行. 维修计划的记录应提供所执行维修措施的描述和日期, 检查和发现或纠正缺陷的详细情况.

PI还负责正确使用, 负责所有分配财产的维护和安全, 并通知商务办事处或, 是适用的, 间接收到的任何财产和/或任何短缺的补助金工作人员, damage, 财产丢失或被盗.

储存和移动
设备暂时不使用时, 但将来需要授权使用, 必须妥善保管，以防被盗, corrosion, 污染, 以及对敏感部位的损伤. 政府和联邦政府资助的设备只有在商务办公室和助学金工作人员的批准下才能转移到校外存储地点.

损失、损坏或毁坏
部门必须有适当的保障措施来防止损失, damage, 和/或盗窃设备. However, 万一设备被偷, 必须立即向系主任报告, director, 院长和公共安全部门. 该部门必须填写一份书面报告，概述丢失或损坏物品的描述以及任何其他相关信息.

如果设备被盗, 大学必须及时通知有关政府官员有关盗窃. 因此，部门必须通知助学金工作人员. 上述报告的副本必须转交给商务办公室. 该部门可能对政府财产的损失、损坏或毁坏负责.

设备配置
在处置任何设备之前，必须确定该设备是否:

sponsor-owned
程式化

在确定谁拥有设备的所有权之后, 必须确定购买设备的项目是否仍在进行中. 如果项目还在进行, 大学通常有义务为项目目的使用这些设备, 也可能是为了让这些设备可以用于其他联邦政府资助的项目.

如果确定赞助项目已经结束，大学保留剩余财产的所有权, 大学可能仍然对设备负有义务.

因为各授权机构对设备配置的要求略有不同, 在处理联邦资助的设备之前，你应该联系拨款工作人员.

设备销售
当奖励条款允许大学保留出售不再需要的大学拥有的设备的净收益时, 财产可以处置.

更换设备
购买替换设备时, (大学)可将待更换的设备以旧换新，或出售该物业，并用所得款项抵销更换物业的成本.

盘点
大学有受托责任对其所有设备保持适当的控制, 无论地点或用途如何，至少每隔一年做一次实物盘点. 外部审计可能需要库存记录. Adequate insurance requires accurate documentation of University owned equipment; therefore, 各部门必须审查记录并提交任何更改，以确保库存系统中的记录是正确的.

商务办公室每年为各部门进行实物盘点. 这一过程允许大学部门核实固定资产并作出适当的纠正. 商务办公室在每个财政年度结束时准备一份各部门拥有的所有设备的清单. 各部门必须核实清单上的项目，并在将清单返回给商务办公室之前注明任何更正.

Sub-awardee控制
大学签订的联邦财产可能由次级受奖人控制的每一项次级协议必须包含有关次级受奖人照管责任的具体条款, custody, 以及财产的使用. 这项规定应要求, 通过降低主要奖项的要求, 在获分得奖者控制下的财产，获分得奖者须承担大学对该财产的责任和义务. 这些义务将包括适当的照顾, 利用, storage, movement, 性格, 记录保存. 被分享者批准的财产控制系统应包括完成这一职责所需的程序.

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