联邦拨款费用转移政策

负责人: Business Office

Scope

每个首席研究员(PI)负责遵守和执行以下政策和程序.

Policy Statement

预计项目负责人或其代表将定期审查其赞助项目账户的财务状况(建议每月审查)，并及时纠正错误记录的费用交易. PI或其代表负责准备和提交成本转移.

Compliance

大学认识到，有时需要将费用从一个赞助项目帐户转移到另一个帐户，以纠正原始费用中的簿记或文书错误. 大学也认识到，密切相关的工作可能由一个以上的资金来源支持，在这种情况下，将费用从一个资金来源转移到另一个资金来源可能是适当的. However, frequent, delayed, 或者无法解释的成本转移, 特别是涉及成本超支或未动用资金余额的项目时, 对转账本身的适当性以及大学会计系统和内部控制的整体可靠性提出了严重质疑. 在例外情况下，联邦补助金的费用转移不应经常发生.

当需要将成本转移到赞助项目帐户时, 费用转移申请表必须由PI或其代表填写并批准. 完成后的申请将转交给赠款会计进行进一步审查和批准. 成本转移的解释必须清楚地说明，并且必须足以让独立的审查者(例如.e. 审核员)理解转帐并得出转帐是适当的结论. 根据联邦法规, “仅仅说明转移是为了‘纠正错误’或‘转移到纠正项目’的解释是不够的.”

成本转移应在原条目生效之日起90天内完成. 90天的时间限制适用于将费用转移到赞助项目账户的情况. 如果一个特定的保荐人政策对成本转移的限制超过90天, 更严格的政策将适用. 从赞助项目帐户中删除支出没有时间限制. 如果发现资助项目有不适当的支出, 在发现后，必须尽快将其转移到非赞助的部门账户，而不考虑时间限制.

仅为支出赞助项目资金或为方便起见而进行的成本转移是不允许的. 转移到赞助项目帐户的费用很容易被审计，必须明确支持. 由于赤字或其他方便的原因而转移成本是不合适的. 任何分摊的费用应在费用发生时尽可能在适用账户中按比例分摊. 向一个赞助项目收取费用，并打算在获得奖励后偿还该赞助项目，这也是不合适的.

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